Özü:Ticari Defterlerin Onaylanmaları Sırasında Yaşanan Tereddütler Hk.
........................ NOTER ODASI BAŞKANLIĞINA
........................ NOTERLİĞİNE
Bilindiği üzere, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığının müştereken hazırlanan ve 19 Aralık 2012 tarihli, 28502 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan, “Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ” 19.12.2012 tarihli ve Hukuk – 24667 (129) sayılı genel yazı ekinde duyurulmuştur.
Tacirler tarafından tutulan ticari defterler ile kooperatiflerin tutacağı defterleri kapsayan bu Tebliğ, gerçek ve tüzel kişi tacirler tarafından fiziki veya elektronik ortamda tutulacak ticari defterlerin nasıl tutulacağını, defterlerin kayıt zamanını, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esaslarını belirlemiş ise de, uygulamada bu Tebliğ’de öngörülmeyen hususlar bulunduğu ve bundan dolayı noterliklerimizde tereddütler yaşandığı anlaşılmakla konu Yönetim Kurulu’nun 10.02.2014 ve 14.10.2014 tarihli toplantılarında görüşülmüş ve aşağıdaki hususların tekrar hatırlatılması uygun görülmüştür.
01) TACİR VE ŞİRKETLERCE TUTULACAK TİCARİ DEFTERLER
(TTK. Madde 64 ile Tebliğin 5’inci maddesine göre)
Gerçek ve Tüzel Kişi Tacirlerce (3)
1) Yevmiye Defteri, 2) Envanter Defteri, 3) Defteri Kebir
Kollektif ve Komandit Şirketlerce (4)
1) Yevmiye Defteri, 2) Envanter Defteri, 3) Defteri Kebir, 4) Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
Anonim ve Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit Şirketlerce (6)
1) Yevmiye Defteri, 2) Envanter Defteri, 3) Defteri Kebir, 4) Pay Defteri, 5) Yönetim Kurulu Karar Defteri, 6) Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
Limited Şirketlerce (5)
1) Yevmiye Defteri, 2) Envanter Defteri, 3) Defteri Kebir, 4) Pay Defteri 5) Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
02) LİMİTED ŞİRKET MÜDÜRLERİNİN KARARLARININ YAZILACAĞI DEFTERLER
Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in 11’inci maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca; müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi bunun için ayrıca tutulabilecek bir müdürler kurulu karar defterine de yazılabilir.
Genel kurul toplantı ve müzakere defterinden ayrı olarak müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde, açılış ve kapanış onayları dâhil olmak üzere bu deftere anonim şirketlerdeki yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır.
Ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulması halinde müdür veya müdürler kurulu kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilemez.
03) YETERLİ YAPRAK BULUNMASI HALİNDE KULLANILMAYA DEVAM EDİLEBİLECEK DEFTERLER
Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen hesap dönemlerinde de açılış onayı (onay yenileme) yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. (Tebliğ Madde 13)
Yönetim kurulu karar defteri, yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir yeterli yaprakları bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmaya devam edilebilir. (Tebliğ Madde 16)
04) TİCARET SİCİLİ TASDİKNAMESİ
a) Kuruluşlarda ve daha sonraki izleyen faaliyet dönemlerinde hangi gerçek ve tüzel kişilerden aranacağı:
Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in 13’üncü maddesi uyarınca;
a.1- Kuruluş sırasında sadece ticaret şirketlerinin yaptıracakları ticari defterlere ilişkin açılış onaylarında ticaret sicili tasdiknamesi aranacak, ticaret şirketleri dışındaki gerçek ve tüzel kişi tacirlerin kuruluş sırasında yaptıracakları ticari defterlere ilişkin açılış onaylarında ise ticaret sicili tasdiknamesi aranmayacaktır.
a.2- Kuruluştan sonra izleyen faaliyet dönemlerinde ise, hem ticaret şirketlerinin hem de gerçek ve tüzel kişi tacirlerin ticari defterlerinin açılış onaylarında ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması zorunludur.
b) Eski ticaret sicil tasdiknamelerinin de geçerli olduğu:
Yürürlükten kaldırılan Ticaret Sicili Tüzüğü’nün 104’üncü maddesinde, ticaret sicili tasdiknamesinin süresinin bir yıl olduğunun belirtilmesine karşın, 27.01.2013 tarih ve 28541 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Ticaret Sicil Yönetmeliğinin 16’ncı maddesinde bu süreye yer verilmemiş ve sicil tasdiknamesinin, tasdiknamede yer alan bilgilerde herhangi bir değişiklik olmadığı veya yenisi düzenlenmediği sürece geçerli olacağı hükmü getirilmiştir. Bu hüküm nedeniyle, 27.01.2013 tarihinden önce verilmiş ticaret sicil tasdiknamelerinin de, tasdiknamelerde yer alan bilgilerde herhangi bir değişikliğin bulunmaması halinde geçerli olduğuna ve bu tasdiknamelerin de esas alınmak suretiyle defter açılış onaylarının yapılabileceğine Yönetim Kurulunun 17.12.2013 günlü toplantısında karar verilmiştir. (2013/121 sayılı Genel Yazı)
c) Esnaf ve sanatkârlardan istenmeyeceği:
Esnaf ve sanatkâr siciline kayıtlı esnaf ve sanatkârların, ticari defterlerinin tasdikinde ticaret sicil tasdiknamesi ibraz etmeleri yasal olarak mümkün bulunmamaktadır. (2012/141 sayılı Genel Yazı)
d) Herhangi bir sicile kayıtlı olmadıklarını beyan edenlere ait defterlerin açılış onaylarının yapılıp yapılamayacağı:
Konuya ilişkin olarak Gümrük ve Ticaret Bakanlığından istenen görüşe verilen 10 Nisan 2014 tarihli 2167 sayılı cevapta;
“Herhangi bir esnaf veya ticaret siciline kayıtlı olmaksızın serbest meslek faaliyetini ifa eden gerçek kişilerin defterlerinin açılış onaylarının mümkün olduğu,
Ancak, esnaf siciline yahut ticaret siciline kayıtlı olması gerekirken, söz konusu yükümlülüğü yerine getirmeyen kişilerin defter tasdiklerinin yapılmasının uygun olmayacağı, bu bağlamda, ticaret siciline kayıtlı olması gerekenlerden 19.12.2012 tarihli ve 28502 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in 13’üncü maddesi uyarınca, ticari defterlerin açılış onaylarının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması gerektiği değerlendirilmektedir.” denilmiştir.
Bu görüş doğrultusunda, gerçek bir kişinin esnaf veya ticaret siciline kayıtlı olmaksızın serbest meslek faaliyetini ifa edip edemeyeceğinin belirlenmesi gerekmektedir.
Tacir ve esnafa ilişkin tanımlara TTK nun 12 ve 15’inci maddelerinde yer verilmiş ve 40’ıncı maddede de her tacirin, ticari işletmenin açıldığı günden itibaren onbeş gün içinde, ticari işletmesini ve seçtiği ticaret unvanını, işletme merkezinin bulunduğu yer ticaret siciline tescil ve ilan ettireceği; 5362 sayılı Esnaf ve Sanatkâr Meslek Kuruluşları Kanununun 68’inci maddesinde de, esnaf ve sanatkârların, çalışmaya başladıkları tarihten itibaren otuz gün içinde durumlarını aynı Kanunun 67’nci maddesine göre kurulan Esnaf ve Sanatkâr Siciline tescil ve Esnaf ve Sanatkâr Sicil Gazetesinde ilan ettirecekleri belirtilmiştir.
5362 sayılı Esnaf ve Sanatkâr Meslek Kuruluşları Kanununun 68’inci maddesine göre, esnaf ve sanatkârların meslekî faaliyette bulunabilmeleri ve ilgili odaya kaydedilmeleri için sicile kayıtları şarttır. Dolayısıyla, ticaretle uğraşan gerçek kişilerin yukarıda açıklanan mevzuat hükümleri gereğince ya ticaret siciline ya da esnaf ve sanatkâr siciline kayıt yaptırmaları zorunludur. Bu zorunluluk dikkate alınarak, herhangi bir sicile kayıtlı olmadıklarını beyan eden gerçek kişilerin gerek esnaf gerekse ticaret siciline kayıtları gerekmediğine dair belge ibraz etmelerinin uygun olacağı, beyanla yetinmenin sorumluluğu gerektirebileceği düşünülmektedir.
e) Onay yenilemede istenip istenmeyeceği:
Tebliğin 13’üncü maddesinde, açılış onaylarının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranmasının zorunlu olduğu belirtilmiştir.
Onay yenilemenin (defter ara tasdikinin) de hesap döneminin açılışına dair defter onaylaması olması nedeniyle, Tebliğ’de açılış tasdikinde aranılması gerektiği belirtilen ticaret sicil tasdiknamesinin onay yenileme (defter ara tasdiki) sırasında da aranılması gerektiği düşünülmektedir.
05) YENİLENMEYİ GEREKTİREN DURUMLAR VE UYGULANACAK USUL:
a) Pay ve yönetim kurulu karar defterlerinde:
Pay ve yönetim kurulu karar defterlerinin;
1)Sayfalarının bitmiş olması,
2) Zayi olması,
3) Defterlerin fiziksel olarak mevcut olmasına rağmen herhangi bir nedenle kullanılamaz hale gelmesi,
bu defterlerin yenilenmesini gerektiren hallerdir.
19 Aralık 2012 tarihli, 28502 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan, “Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ” in 01.12.2013 - 28838 Resmi Gazete’de yayımlanan tebliğ ile değişik 13’üncü maddesinin altıncı fıkrası uyarınca, pay ve yönetim kurulu karar defterlerinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda açılış onayı yapılacak yeni defter kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilecek ve noter, eski deftere veya zayi belgesine yeni defterin açılış onayının yapıldığını tarih ve sayısını da belirtmek suretiyle yazacaktır. (2013/19 ve 121 sayılı Genel Yazılar)
b) Pay ve yönetim kurulu karar defterleri dışında kalan diğer defterlerde:
Tebliğ’in 13’üncü maddesinin 6’ncı fıkrası uyarınca, pay ve yönetim kurulu karar defterlerinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda (Defterin sayfalarının bitmesi, zayi olması veya defterin fiziksel olarak mevcut olmasına rağmen herhangi bir nedenle kullanılamaz hale gelmesi durumlarında) uygulanacak usulün açıklanmasına rağmen, bu defterler dışında kalan onayı yapılacak diğer yeni defterlerin, kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edileceği ve yeni defterinin açılış onayının yapıldığı sırada noterin, eski deftere veya zayi belgesine yeni defterin açılış onayının yapılacağına dair bir açıklama yapılmamış, sadece aynı maddenin 5’inci fıkrasında “Onaya tabi defterlerin hesap dönemi içinde dolması dolayısıyla veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce açılış onayı yaptırmak zorundadırlar.” hükmüne yer verilmiştir. (Aynı hüküm 213 sayılı VUK’ nun 221’inci maddesinin 4’üncü bendinde de vardır.)
Bu hükümler dikkate alındığında pay ve yönetim kurulu karar defterleri dışında kalan diğer defterlerin hesap dönemi içinde dolması dolayısıyla veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanılmasına başlanılması halinde açılış onayı yapılacak yeni defter kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edileceğine dair bir kayıt bulunmamakta ise de, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğünün 10.02.2014 tarihli ve 431.04-782 sayılı yazısında açıklandığı üzere; Tebliğin 13’üncü maddesinin 5’inci fıkrasında yer alan hüküm nedeniyle, açılış onayına tabi olan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin hesap dönemi içinde dolması dolayısıyla veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanların, bunları kullanmaya başlamadan önce açılış onayı yaptırmalarının zorunlu olması nedeniyle, söz konusu defterlerin belirtilen sebeplerden dolayı yapılacak açılış onaylarında önceki defterdeki son yevmiye numarasının belirtilmesi, önceki defterin devamı olduğu konusunda şerh düşülmesi, eski deftere ise yeni defterinin açılış onayının yapıldığının tarih ve sayı belirtilmesi ve kapanış onayının ise yeni defterin sonuna yapılması gerekmektedir.
c) Müteharrik yapraklı YEVMİYE DEFTERLERİNİN bitiminden sonra eklenecek yapraklarda uygulanacak usul:
Tebliğ’in 14’üncü maddesinin 2’nci fıkrasının (b) bendi uyarınca, müteharrik yapraklı yevmiye defteri kullanan tacirler bir yıl içinde kullanacaklarını tahmin ettikleri sayıda yaprağı yukarıdaki esaslara göre onaylattırırlar. Onaylı yapraklar bittiği takdirde, yeni yapraklar kullanılmaya başlamadan önce onaylatılır. Bunların sayfa numaraları onaylı yaprakların sayfa numaralarını takiben teselsül ettirilir. Tasdik makamı, ilave yaprakların sayısını ilk onayın altına kaydeder ve bu kaydı usulüne göre onaylar.
06) ZAYİ BELGESİNİN NEREDEN ALINACAĞI
Ticari Defterlere ilişkin Tebliğ’in;
5’inci maddesi hükmü uyarınca her gerçek veya tüzel kişi tacirler, şirketler, maddede belirtilen ticari işletmeler ve bunlara benzeyen ve tüzel kişiliği bulunmayan diğer ticari teşekküller, bu maddede gösterilen defterleri tutmakla yükümlüdürler.
12’nci madde hükümleri gereğince de;
Her tacir; tutmakla yükümlü olduğu ticari defterleri ve bu defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeleri sınıflandırılmış bir şekilde on yıl saklamakla yükümlüdür.
Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren onbeş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine zayi belgesi verilmesini isteyebilir. Bu dava hasımsız açılır.
07) KAPANIŞ, YENİLEME VE AÇILIŞ ONAYLARININ SÜRELERİ DIŞINDA YAPILIP YAPILAMAYACAĞI
Bilindiği üzere Tebliğ’in;
15’inci maddesinde kapanış onayına tabi yevmiye defterinin, izleyen hesap döneminin altıncı ayının, yönetim kurulu karar defterinin ise, izleyen hesap döneminin birinci ayının sonuna kadar notere ibraz edilip son kaydın altına noterce “Görülmüştür” ibaresi yazılarak mühür ve imza ile onaylanması zorunludur.
16’ncı maddesinde de, yönetim kurulu karar defteri, yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebirin yeterli yapraklarının bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmasına devam edilebileceği belirtilmiştir.
Kapanış onayı
Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğünün 03.05.2013 tarihli ve 3560, 10.02.2014 tarihli ve 782 sayılı yazıları ile 2000/14 sayılı genelge içinde yer alan Maliye Bakanlığının 10.03.2000 günlü ve 11844 sayılı görüşlerinde açıklandığı üzere;
- Karar defteri için, defterin ilgili olduğu yılı izleyen yılın Ocak ayı sonuna kadar,
-Yevmiye defteri için, defterin ilgili olduğu yılı izleyen yılın Haziran ayı sonuna kadar yaptırılması icap etmektedir.
Yukarıda belirtilen kanuni süreler içinde yaptırılamayan kapanış onayı, yine aynı yılın sonuna kadar da yaptırılabilir. Bu şekilde kapanış onayını yapan noterin herhangi bir sorumluluğu yoktur.
Türk Ticaret Kanununun 64/5 inci maddesinde ticari defterlerin tutulması ve kayıt prensipleri yönünden 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümlerine uyulacağının belirtilmiş olması nedeniyle kapanış onaylarının;
Tüzel kişilerde, kanuni iş merkezinin, Gerçek kişilerde de, defter sahibinin ikametgâhının, bulunduğu yer noterliklerince yapılması gerektiği düşünülmekle birlikte, bu konuda 03.07.2014 günlü ve Mali Danışmanlık - 154-10363 sayılı yazımızla Gümrük ve Ticaret Bakanlığından görüş talep edilmiş olup, farklı bir görüş bildirilmesi halinde durum ayrıca bildirilecektir.
Yenileme onayı
Yenileme onayına tabi defterlerin (yönetim kurulu karar defteri, yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir) süresinde yaptırılamayan yenileme onayları, bu defterlerin içinde bulunulan yıla ait olması kaydıyla o yılın sonuna kadar yaptırılabilir. Bu şekilde yenileme onayını yapan noterin herhangi bir sorumluluğu yoktur.
Açılış onayı
Aynı prensipler, kanuni süresinde yaptırılamayan açılış ve ek defter tasdikleri için de geçerlidir.
08) YEVMİYE VE YÖNETİM KURULU KARAR DEFTERLERİNDE ONAY YENİLEME İŞLEMİNİN TEK YEVMİYE ALTINDA YAPILACAĞI
Kapanış onayına tabi yevmiye ve yönetim kurulu karar defterlerinde yenileme onayının, Tebliğ’in 17’nci maddesinde açıklandığı şekilde, son kaydın altına konulacak “GÖRÜLMÜŞTÜR” ibaresinin yanında yenileme onay bilgilerinin yazılması suretiyle yapılması nedeniyle bu işlem tek yevmiye numarası altında yapılacaktır. (2013/11, 20 ve 22 sayılı Genel Yazılar)
09) PAY DEFTERİNİN DAHA ÖNCE HİÇ TUTULMAMIŞ OLMASI DURUMUNDA UYGULANACAK USUL:
Pay defterinin daha önce hiç tutulmamış olması halinde, ilgililerin yazılı beyanı alınarak yeni bir pay defteri oluşturmak suretiyle defter yeni tasdik ediliyormuş gibi açılış onayı yapılması gerekmektedir. (2013/19 sayılı Genel Yazı)
10) TAAHHÜT EDİLEN VE ÖDENEN SERMAYE MİKTARININ NEYE İSTİNADEN YAZILACAĞI
Açılış onayı yapılacak defterin ilk sayfasına yazılacak “Tacir sermaye şirketi ise taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarı” bilgisi, buna ilişkin bir belge aranmadan, ilgilinin beyanına göre yazılacaktır. (2013/19 sayılı Genel Yazı)
Bilgi edinilmesini rica ederim.
Saygılarımla,
Yunus TUTAR
Türkiye Noterler Birliği Başkanı
(GENEL YAZI: 105 )
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder